Vi har satt oss inn i Norges Idrettsforbunds retningslinjer, og EUs nye personvernregler og oppdatert vår egen personvernerklæring. Du som medlem skal være trygg på at vi behandler dine personlige opplysninger på en sikker og forsvarlig måte, og ikke benytter opplysningene til andre formål enn det de er ment til.

For oss som idrettslag gjelder følgende(utdrag fra veileder i NIF, vedtatt 20.12.17):

«Norges Idrettsforbund og tilknyttede organisasjonsledd kan innhente og bruke slike opplysninger med hjemmel i «medlemsavtalen». Det betyr at når en person blir medlem i idretten har idretten lovlig grunnlag for registrering og behandling av nødvendige personopplysninger.

Dersom personen har oppgitt telefonnummer/epostadresse, er dette å anse for samtykke til at organisasjonsleddet kan kontakte vedkommende per epost og SMS med bakgrunn i medlemsavtalen».

Personvernerklæring
Personvern, nettbasert behandling av personopplysninger. Denne erklæringen gjelder for Sandefjord Turn & Idrettsforening (orgnr. 940417538). STIF er ansvarlig for lagring og behandling av personopplysninger i medlemsregisteret. Informasjon innhentes og håndbteres i overensstemmelse med bestemmelsene i GDPR(General Data Protection Regulation), den nye personvernforordningen i EU som trådte i kraft fra 20.7.2018.

Personopplysninger som samles inn og lagres:

• Navn
• Kontaktinformasjon
• Fødselsdato og kjønn
• Hvilke medlemskap medlemmet er tilknyttet
• Familierelasjoner
• Faktura- og betalingshistorikk

Hvordan innhentes informasjonen?
Vi samler inn informasjon via MinIdrett eller påmelding direkte på skjema eller i app,  som for eksempel innmeldingsskjema, påmeldingsskjema til aktiviteter, innsamling av kontakter på epost, lister osv.

Formålet med informasjonen som innhentes

• Administrasjon av idrettslagets medlemmer og aktiviteter
• Tilby god medlemsservice og info om relevante aktiviteter til rett medlem til rett tid
• Administrere betalinger mv.

Hvem behandler informasjonen?
Tilgang til personopplysninger er tilgangsstyrt. Frivillige som har behov for tilgang til data for å kunne utføre sitt verv vil få tilgang etter behov. Tilganger slettes når behovet er opphørt. Personer utenfor idrettslaget vil ikke gis tilgang til personopplysinger. Unntaket for dette er representanter for systemeiere som nevnt under – for å ivareta support mv.

Hvor lagres informasjonen?
Innhentet informasjon, fakturerings- og betalingshistorikk lagres i vårt medlemsystem Hoopit. Eposter lagres på interne servere og brukes til kommunikasjon med medlemmer. Kontaktinfo legges inn i SportsAdmin ved lisensregistrering, påmelding til arrangementer med mer. Kontaktinfo for styremedlemmer registreres via Hoopit.

Hvordan slettes opplysningene?
Informasjonen om personer vil slettes når medlemskapet opphører. Informasjon kan også slettes på oppfordring fra et medlem.

Utlevering av informasjon til tredjepart
Personopplysningene deles ikke med utenforstående, komersielle tredjeparter. Unntaket her er klubbens sponsorer, hvor NIFs medlemsavtale gir sponsorer tilgang til medlemmers kontaktinfo. NIF vil ikke gjennomføre slike sponsoraktiviteter uten varsling/muligehet for reservasjon fra medlemmet.

Rettigheter
Som medlem og bruker av nettsidene våre har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene som vi behandler om deg, og hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven. Som medlem kan du motta nyhetsbrev fra oss. Som medlem mottar du også viktig informasjonom våre aktiviteter og tilbud direkte fra vårt medlemsystem. Dette er informasjon som følger medlemskapet. Dersom du mener vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dett gjøres ved å sende klage til Datatilsynet.

Samtykke til publisering av bilder i regi av STIF
STIF ønsker å informere om reglene som gjelder for publisering av bilder. Grunnregelen er at en alltid skal spørre om samtykke, men at et samtykke må ikke alltid være skriftlig. Det står i loven at samtykke skal være informert, og med det menes at en skal ha gitt informasjon som gjør at en skjønner hva en samtykker til, og hvilke konsekvenser det får. Hvis de som er avbilder er under 15 år, må også de foresatte samtykke i publiseringen. Man kan når som helst trekke tilbake et samtykke.

Det finnes unntak til hovedregelen om at en skal spørre om samtykke. Når bilder har nyhetsverdi, som for eksempel bilder av publikum på et idrettsarrangement, må en ikke spørre om samtykke.

For STIF er det aktuelt å publisere bilder på egne websider, og de sosiale mediene vi ellers benytter (Facebook, Instagram, Snapchat, Tiktok). Unntaksvis kan det være aktuelt for våre sponsorer å bruke bilder fra arrangement, gruppebilder eller enkeltpersoner.

I STIF kan samtykke enkelt tillates gjennom Hoopit medlemsapp. Er det særlige grunner til at vi skal være ekstra obs på avbilding, ber vi om at vi kontaktes om dette til dagligleder@stif.no.

Disse reglene oppfordrer vi alle våre medlemmer til å forholde seg til ved publisering av bilder av egne og andres barn. Se mer om nettvett her

Personvernreglene knyttet til leverandør av vårt medlemsystem Hoopit finner du her